A2 Dutch Email Example: Making a Doctor Appointment

Writing an email to a doctor or medical practice is a frequent A2 writing task on the inburgering exam. The email should be formal, short, and include the key information the practice needs. Below are three examples covering different situations you may encounter.

Example 1: Making a New Appointment

Beste meneer/mevrouw, Ik wil graag een afspraak maken met de huisarts. Ik heb sinds drie dagen koorts en hoofdpijn. Het wordt niet beter. Kunt u mij laten weten wanneer ik kan komen? Mijn naam is Fatima El Amrani en mijn geboortedatum is 15 maart 1990. Alvast bedankt. Met vriendelijke groet, Fatima El Amrani

Example 2: Rescheduling an Appointment

Beste meneer/mevrouw, Ik heb een afspraak op donderdag 6 februari om 10:00 uur. Helaas kan ik dan niet komen, want ik moet werken. Kunt u de afspraak verzetten naar een andere dag? Vrijdag of maandag is goed voor mij. Alvast bedankt. Met vriendelijke groet, Fatima El Amrani

Example 3: Asking About Test Results

Beste meneer/mevrouw, Vorige week heb ik een bloedonderzoek gedaan bij de huisarts. Ik wil graag weten of de uitslag al binnen is. Kunt u mij bellen of een e-mail sturen? Mijn telefoonnummer is 06-12345678. Alvast bedankt. Met vriendelijke groet, Fatima El Amrani

Structure Guide

A good doctor appointment email at A2 level follows this order:

1. Greeting. Always start with Beste meneer/mevrouw for formal emails.
2. Your request. State clearly what you want: a new appointment, a change, or information.
3. Relevant details. Include symptoms and how long you have had them, or refer to a previous appointment.
4. Closing question. Ask politely when or how they can help. Use Kunt u… to keep it formal.
5. Your name and contact information. Include your full name. Add a phone number or date of birth if relevant.
6. Formal closing. End with Alvast bedankt and Met vriendelijke groet.

Key Vocabulary

• afspraak — appointment
• huisarts — general practitioner (GP)
• klachten — complaints / symptoms
• koorts — fever
• hoofdpijn — headache
• onderzoek — examination / test
• recept — prescription
• verzetten — to reschedule
• uitslag — test result
• geboortedatum — date of birth

Common Mistakes

• Forgetting to mention symptoms. If you are requesting an appointment because you are ill, the practice needs to know what is wrong. Write at least one sentence about your symptoms.
• Not stating how urgent it is. If it is serious, write Het is dringend or De pijn wordt erger. If it is not urgent, that is fine too, but give context.
• Being too informal. Always use u and Kunt u instead of je and Kun je. Start with Beste meneer/mevrouw, not Hoi or Hallo.
• Missing your name or contact details. The practice needs to find you in their system. Include your full name at the end.

Related Guides

• A2 Formal Email Examples
• How to Write Complaint Email at A2
• AI Writing Correction Tool — practice doctor emails with instant feedback
• How to Prepare for the Inburgering Exam